Od 12 grudnia 2025 r. obowiązują nowe zasady potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP. Zmiana jest istotna praktycznie: pracodawcy mogą legalnie odejść od papieru, a pracownicy nie muszą składać wyłącznie podpisu odręcznego. Kluczowe daje się sprowadzić do jednego pytania: jak potwierdzić szkolenie w sposób wiarygodny i jak przechować dokumenty?

Poniżej – rzeczowo, bez zbędnej teorii, z konkretnym przykładem, który można wdrożyć od ręki.

Co się nie zmienia (to ważne!)

• Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez szkolenia wstępnego BHP (instruktaż ogólny + stanowiskowy).
• Fakt szkolenia musi być udokumentowany.
• Dokumentacja musi trafić do akt osobowych pracownika (papierowych albo elektronicznych).

Zmienia się forma potwierdzenia, a nie obowiązek szkolenia.

Jakie formy podpisu/ potwierdzenia są dopuszczalne?

Od 12.12.2025 r. dopuszczalne są różne formy elektroniczne, o ile pozwalają jednoznacznie ustalić, kto i kiedy potwierdził szkolenie.

✔ Dopuszczalne formy:

• podpis odręczny (bez zmian),
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• inne potwierdzenia elektroniczne, np.:
  • wiadomość e-mail,
  • potwierdzenie w systemie kadrowym,
  • potwierdzenie w aplikacji szkoleniowej,
  • potwierdzenie w platformie e-learningowej.

Przepisy nie wymagają wyłącznie podpisu kwalifikowanego. Liczy się wiarygodne potwierdzenie.

Co musi zrobić pracodawca przy potwierdzeniu elektronicznym?

Jeżeli pracownik potwierdza szkolenie elektronicznie, pracodawca:

1. wypełnia kartę szkolenia wstępnego,
2. robi adnotację w miejscu podpisu pracownika (że potwierdzenie nastąpiło elektronicznie),
3. dołącza dowód potwierdzenia (np. e-mail) albo jego odwzorowanie,
4. przechowuje komplet dokumentów w aktach osobowych.

To kluczowy element – sama karta bez dowodu elektronicznego nie wystarczy.

PRAKTYCZNY PRZYKŁAD (najważniejsze)

Sytuacja:
Szkolenie wstępne BHP (instruktaż ogólny) odbywa się zdalnie, za pomocą komunikatora do wideokonferencji.

Krok 1 – szkolenie
Pracownik bierze udział w instruktażu prowadzonym przez osobę realizującą zadania służby BHP.

Krok 2 – potwierdzenie pracownika
Po szkoleniu pracownik wysyła e-mail na adres służbowy pracodawcy lub BHP, np.:

„Potwierdzam, że w dniu 12.12.2025 r. odbyłem instruktaż ogólny w ramach szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP.
Jan Kowalski”

Krok 3 – karta szkolenia wstępnego
Osoba prowadząca szkolenie:

• wypełnia kartę szkolenia wstępnego,
• w miejscu „Podpis osoby, której udzielono instruktażu” wpisuje np.:
  „Odbycie szkolenia potwierdzone w formie elektronicznej – e-mail z dnia 12.12.2025 r.”

Krok 4 – akta osobowe
Do akt osobowych trafiają:

• karta szkolenia wstępnego,
• wydruk e-maila pracownika lub jego odwzorowanie w dokumentacji elektronicznej.

To rozwiązanie jest w pełni dopuszczalne.
E-mail nie zastępuje karty – on ją uzupełnia.

Jakie narzędzia warto wdrożyć w firmie?

Pracodawca może wybrać rozwiązanie dopasowane do skali organizacji:

• służbowa skrzynka e-mail,
• system HR / kadrowo-płacowy,
• platforma e-learningowa,
• aplikacja do obsługi BHP,
• system obiegu dokumentów.

Ważne, aby system:

• identyfikował pracownika,
• zapisywał datę i treść potwierdzenia,
• umożliwiał archiwizację.

W praktyce coraz częściej jest to element kompleksowej obsługi BHP.

Papier czy elektronika – jak przechowywać dokumenty?

Dopuszczalne są oba warianty, ale trzeba zachować spójność:

Akta papierowe

• karta szkolenia (papier),
• wydruk potwierdzenia elektronicznego (np. e-mail).

Akta elektroniczne

• karta szkolenia w wersji elektronicznej,
• potwierdzenie elektroniczne (e-mail, system).

Dokument nie musi być drukowany, jeżeli firma prowadzi akta osobowe w postaci elektronicznej.

Co z podpisem osoby prowadzącej szkolenie?

Osoba prowadząca instruktaż:

• podpisuje kartę odręcznie albo
• podpisem elektronicznym (kwalifikowanym lub przyjętym w systemie).

Podsumowanie – co warto zapamiętać

• Od 12.12.2025 r. potwierdzenie szkolenia wstępnego BHP może być elektroniczne.
• E-mail jest dopuszczalny, ale musi być dołączony do karty szkolenia.
• Karta szkolenia wstępnego nadal jest obowiązkowa.
• Dokumentacja może być papierowa albo elektroniczna – zgodnie z formą akt osobowych.
• Kluczowe są: czytelność, kompletność i możliwość weryfikacji.